ConsulspedWEB: CHIARIMENTI SULLA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DOGANALI

ConsulspedWEB: CHIARIMENTI SULLA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DOGANALI

Si informano le aziende che il servizio ConsulspedWEB, indicato nel seguente link ConsulspedWEB – nuovo servizio Consulsped e CAD Europa, non offre la conservazione digitale a norma.
Per attivarla, l’azienda deve provvedere autonomamente tramite il proprio sistema o attraverso un conservatore qualificato, ad esempio DocLife di Namirial.
È importante distinguere tra la semplice archiviazione digitale dei documenti e la conservazione a norma, che prevede la presa in carico dei documenti, l’associazione dei metadati e procedure idonee a garantirne autenticità, integrità e reperibilità nel tempo.
Ai fini doganali, l’azienda deve assicurare la disponibilità della documentazione relativa alle operazioni e, in particolare, è fortemente consigliato predisporre un fascicolo elettronico per ciascuna operazione doganale, cioè l’archiviazione digitale (salvare i documenti su cartella PC), contenente:
• dichiarazione doganale;
• fattura commerciale e packing list;
• documento di trasporto;
• certificati di origine;
• eventuali licenze e autorizzazioni;
• documentazione di svincolo e contraibile IVA;
• chiusura MRN / visto uscire per le esportazioni.
La conservazione a norma non è al momento obbligatoria e, in caso di interesse, va attivata dall’azienda.